Veja quais são os principais setores que você precisa ficar de olho e quais recursos pode usar para otimizar o seu trabalho

Um dos maiores desafios de quem tem um negócio é saber administrá-lo. Todas as decisões que você toma têm consequências, sejam elas positivas ou negativas, então o ideal é estar munido de bastante conhecimento e das ferramentas certas.

Basicamente, você precisa de recursos que te ajudem a planejar as suas estratégias, executar as suas atividades, controlar os projetos em andamento e tomar decisões. O mercado está cheio de sites, softwares, aplicativos e serviços, tanto gratuitos quanto pagos, que atuam em cada uma dessas frentes. 

Confira abaixo algumas das ferramentas essenciais para gerenciar uma empresa e como elas podem te ajudar.

Planejamento

Antes de iniciar de fato um negócio é preciso muito planejamento para conseguir tirá-lo do papel. Mas a tarefa não acaba por aí. Mesmo depois que o empreendimento está consolidado, deve-se buscar novidades, testar estratégias e tentar prever cenários internos e externos para reduzir impactos de crises e ter um plano B.

Para isso, o modelo Canvas é uma das melhores opções. Trata-se de uma ferramenta visual de gerenciamento estratégico. Em outras palavras, é um mapa no qual você detalha o que é preciso para colocar uma ideia em prática, estruturando todas as etapas do processo em um único lugar.

É um método prático, simples e divertido de administrar um negócio. Com o Canvas, você organiza as suas ideias e esquematiza maneiras de torná-las realidade.

Acompanhamento

Após um bom planejamento, com a definição dos objetivos e atividades que devem ser realizadas para alcançá-los, você precisa de uma ferramenta para acompanhar o andamento desses projetos e ações. Do contrário, pode acabar se perdendo entre as coisas que precisam ser feitas, que estão sendo feitas e as que já foram concluídas.

Para conseguir lidar com todas essas etapas, o mais indicado é usar o método Kanban. Ele é um sistema de organização de tarefas que utiliza um quadro, colunas e cartões de cores diferentes para sinalizar em que momento do fluxo de atividade aquela ação está. 

O Kanban ajuda a otimizar a eficiência da produção, dá uma visão geral de tudo que está acontecendo na empresa e auxilia a concluir os trabalhos. Você pode criar um quadro físico, usando post-its como cartões, mas o mais aconselhável é aproveitar a tecnologia. O app Trello é um dos mais populares e oferece um plano gratuito.

Gerenciar uma empresa - grupo divide tarefas de trabalho

Controle

Monitorar as atividades ligadas à produção é de extrema importância, mas você também precisa controlar outros departamentos essenciais para o funcionamento eficiente do seu negócio. Um deles é o dinheiro. É preciso ter uma atenção especial para o fluxo de caixa, registrar e acompanhar tudo que entra e sai.

Desta forma, você consegue aplicar melhor os recursos financeiros, investindo nos setores que realmente precisam e reduzindo gastos em outras áreas. Uma delas é o estoque. Ao analisar o fluxo de caixa, você vai perceber o quanto gasta com mercadorias encalhadas (afinal, produto encalhado é sinônimo de prejuízo). Por isso, é crucial fazer o controle do seu estoque

Uma opção de app para controlar as finanças do seu negócio é o QuickBooks Básico, voltado principalmente para quem é microempreendedor individual (MEI). O recurso é pago, mas você pode testá-lo gratuitamente por 30 dias. 

Quanto ao controle de estoque, uma excelente ferramenta é o Kyte. Na versão Pro, você consegue cadastrar de maneira rápida e fácil os seus produtos e atualizar automaticamente o estoque cada vez que um pedido é confirmado. O app ainda alerta quando um item está próximo da quantidade mínima, evitando que você perca uma venda por não ter mais a mercadoria.

Exposição

Dentre todas as ferramentas necessárias, você precisa de um lugar para exibir as suas mercadorias e/ou serviços que realiza. Pode ser um catálogo online, que você compartilha no WhatsApp ou integra às redes sociais, ou um site próprio. Seja qual for a opção escolhida, é legal deixá-la sempre atualizada e tentar anunciar novidades com uma certa frequência.

Hoje em dia, há inúmeras formas de se criar um site, desde recursos mais robustos, como o WordPress, como mais simples, a exemplo do próprio Google, no qual você pode criar uma página gratuitamente

Com relação ao catálogo, você pode fazê-lo em alguns apps, como o já citado Kyte, ou criá-lo com a ajuda de editores de imagem. Um dos mais conhecidos é o Canva. Com ele, você pode combinar fotos e textos da forma que quiser, e ainda usar os templates da plataforma ou criar os seus do zero, utilizando seu próprio logotipo.

Monitoramento

Computador com planilha de dados

Você planejou, executou e acompanhou todas as tarefas necessárias para o crescimento do seu negócio. Contudo, precisa saber se tudo isso está dando resultado, não é? Afinal, você só vai poder estabelecer o caminho que deve seguir tendo certeza de que está fazendo a coisa certa.

Para isso, o ideal é acompanhar os dados de performance da sua empresa. E há muitas maneiras de obter esses números, seja com o próprio Google (Analytics) ou, mais facilmente, com relatórios fornecidos pelas redes sociais – desde que você tenha uma conta comercial.

Há uma infinidade de dados que podem ser extraídos, você só precisa identificar os que fazem mais sentido para o seu negócio, como número de vendas realizadas. Também existem sites e aplicativos que fornecem esse tipo de análise, se você já os utiliza para vender.

Conclusão

Agora que você sabe as ferramentas que precisa ter para gerenciar uma empresa, faça uma revisão de como as coisas funcionam no seu negócio hoje e repense a forma como você tem trabalhado. Teste alguns desses recursos e veja a diferença que eles vão fazer no seu desempenho e no da sua marca.